اثر المحددات لنجاح وفشل تطبيق نظم المعلومات في المنظمات البترولية

المقدمـــة

     تعتبر المعلومات أحد الموارد الاستراتیجیة فی أی جهاز إداری، حیث لا یمکن أداء العدید من العملیات الأساسیة أو اتخاذ أی قرار بدون الاعتماد على المعلومات، کما تعد المعلومات فی الأجهزة الإداریة استثمارا یمکن استغلاله استراتیجیا للحصول على میزة تنافسیة. وعلى ذلک أصبحت الأجهزة الإداریة تنظر إلى نظم المعلومات کمجال یمکن من خلاله خلق الفرص أو إضافة قیمة لدیها.

     ولا شک أنه من الضروری إدراک التأثیر الهائل للتطورات المتلاحقة فی تکنولوجیا ونظم المعلومات على المنظمات البترولیة فی الکویت العربیة، وانعکاس ذلک على الأنشطة الحضریة بالمنظمات البترولیة. فسوف تتغیر الکثیر من أسالیب تأدیة تلک الأجهزة لأعمالها، ومن وسائل تحقیق تلک الأجهزة لأهدافها، وسوف یصاحب ذلک تغییر الکثیر من المعتقدات التنظیمیة السائدة. لقد أصبح لزاماً فی ظل تکنولوجیا ونظم المعلومات أن تعید المنظمات البترولیة فی الکویت فی معظم المنظمات العربیة اکتشاف نفسها، وتراجع تقییم خدماتها، والترکیز على طالب الخدمة، والهیکلیة التنظیمیة، واستخدام التکنولوجیا. وسوف یتوقف نجاح تلک الأجهزة على نحو أکثر من ذی قبل على فهم طبیعة التغیر واستباق التکنولوجیا واستخدامها على نحو یوظف مزایاها. إن بناء نظم للمعلومات فی المنظمات البترولیة فی الکویت بالمنظمات العربیة أصبح ضرورة ملحة لا بد منها، حیث أصبحت مصدراً جدیداً لقوة تلک الأجهزة الإداریة یساهم فی تحسین کفاءة وفاعلیة الأداء. وعلى ذلک یجب على المنظمات البترولیة فی الکویت  أن تقوم برسم سیاسات واستراتیجیات لتطویر موارد المعلومات لدیها وتحفیز عملیة الانتفاع من أنظمة المعلومات، بهدف تطویر وتنمیة تلک الأجهزة بما یتماشى وینسجم مع التطورات الحادثة، وذلک لتحقیق نمو أکثر فاعلیة فی الخدمات الحکومیة. وسوف یؤدی الفشل فی الشروع فی الوقت المناسب بنشاط فعال فی هذا المجال إلى عواقب جدیة تتصل بقدرة المنظمات البترولیة فی الکویت على توفیر الدعم الفعال للتنمیة الاقتصادیة والاجتماعیة فی المنظمات البترولیة فی الکویت.

     وتبدأ عملیة التطبیق منذ بدء التفکیر فی إقامة النظام وتنتهی بتحول النظام الجدید إلى جزء متکامل من عملیات المنظمة. وینطوی تطبیق النظام على إحداث تغییر فی الترتیبات القائمة لتشغیل المعلومات ولذلک یمکن إعتباره ظاهرة سلوکیة أکثر منه ظاهرة تکنولوجیة.

تعریف نظم المعلومات

     تعرف نظم المعلومات بأنها الأنظمة التی تتکون من مجموعة من الأشخاص، وسجلات البیانات، وبعض العملیّات الیدویّة وغیر الیدویّة، وتعالج هذه النظم بالعموم البیانات والمعلومات الخاصة بکل منظومة، کما یمکن تعریفه بأنه مجموعة من العناصر التی تتداخل فیما بینها لجمع ومعالجة وتخزین وتوزیع المعلومات عن موضوعٍ معیّن بشکلٍ منهجی، وذلک لإسناد التنظیم، والتحکم به، والتحلیل، وتشکیل تصوّر حالی ومستقبلی واضح عن الموضوع قید البحث. نظم المعلومات هی مجموعة من البرامج التی تستخدم لأرشفة وإدارة وتنظیم البیانات، ومعالجتها بإجراءات معیّنة أُنشئت حسب آلیة سیر العمل فی المؤسسة، وذلک للحصول على المخرجات النهائیّة، ویشار إلى أنّ نظم المعلومات تختلف اختلافاً کلیّاً عن تکنولوجیا المعلومات، حیث إن نظم المعلومات تستخدم تقنیات تکنولوجیا المعلومات التی ابتُکرت لخدمة أعمالها القائمة علیها.

تاریخ نشأة نظم المعلومات

     کانت نشأة علم نظلم المعلومات کواحد من فروع علم الحاسب الآلی، وذلک لمحاولة استیعاب وفهم فلسفة إدارة تقنیة المعلومات داخل المنظمات والمؤسسات بأنواعها، وتطور بعد ذلک لیصبح مجالاً بحد ذاته فی الإدراة، کما أنّه محور مهم للبحوث فی الدراسات الإداریّة، ویشار إلى أنّ نظم المعلومات تُدرَّس فی الجامعات الکبرى، والمدارس التجاریّة فی مختلف أنحاء العالم.

     تعتبر نظم المعلومات إلى جانب تقنیة المعلومات، والموارد المالیة، والمواد الخام، والآلات واحدة من الموارد الأساسیّة الخمسة المتاحة لمدراء المؤسسات، واستُحدث منصب رئیس قسم المعلومات فی کثیرٍ من الشرکات، والذی یعادل فی أهمیته الکثیر من المناصب الأخرى کالرئیس التنفیذی، ورئیس قسم المالیّة، ورئیس العملیّات، ورئیس التقنیّة. تطبیقات نظم المعلومات تطور نظم المعلومات وتستخدم، وتدیر البنیة التقنیة للمعلومات فی المنظمة، ولذلک تحولت الشرکات من الاعتماد على الإنتاج إلى الاعتماد على المعرفة فی عصر المعلومات الذی تلا العصر الصناعی، وبذلک فقد أصبح التنافس فی السوق على العملیّة والابتکار بدلاً من التنافس على المنتجات والإنتاج، کما تحوّل الترکیز على عملیّة الإنتاج والخدمات المصاحبة لها، وبذلک فقد أصبح العاملون وخبراتهم وابتکاراتهم من أکبر ممتلکات الشرکة فی عصرنا الحالی، وحتى یتمکن صاحب المؤسسة من المنافسة فی السوق فعلیه أن یمتلک قاعدة تقنیّة معلوماتیّة قویّة للقدرة على الابتکار والتطویر. بمجالات العمل فی نظم المعلومات، نظم المعلومات الإداریّة، التخطیط الاستراتیجی لنظم المعلومات، تطویر نظم المعلومات بشکلٍ عام.

ملاحظة: کل مجال من المجالات السابقة ینقسم إلى مجموعة من التخصصات الأخرى التی تتداخل مع غیرها من التخصصات والعلوم، فهناک العلوم الإداریّة، وعلوم الحاسوب، والبرمجة، والهندسة، والعلوم البحتة، والعلوم السلوکیّة، وإدارة الأعمال.

اهمیة البحث

    تنبع اهمیة البحث من اهمیة نظم المعلومات فی قدرتها على تحسین عملیات وأداء جمیع أنواع المنظمات ومساندة عملیة اتخاذ القرار وتدعیم الاعمال بین فرق العمل مما یؤدی الى تقویة المرکز التنافسی للمنظمة

مشکلة البحث

     کیف نعظم نقاط القوة فی نظام تطبیق نظم المعلومات وانتهاز الفرص الخارجیة فی الحصول على افضل الاجهزة والبرامج من جهة وندنی نقاط الضعف فیها بتقلیل تکلفة تطبیق النظام وتهیئة العوامل التى تساعد على نجاحه مع تجنب التهدیدات الخارجیة التى تسبب فقدان قیمة استخدام نظم المعلومات ویمکن صیاغة المشکلة فی السؤال التالی:

هل یوجد اسباب لنجاح او فشل نظم المعلومات فی المنظمات البترولیة فی الکویت ؟

وینقسم السؤال الى عدة اسئلة وهی:

هل العامل البشری یؤثر على نجاح او فشل نظم المعلومات؟

هلى العامل المادی یؤثر على نجاح او فشل نظم المعلومات ؟

هل دعم الادارة العلیا یؤثر على نجاح او فشل نظم المعلومات ؟

فروض البحث

لا یوجد اسباب لنجاح أوفشل نظم المعلومات فی المنظمات البترولیة فی الکویت

وبالتالی یمکن تقسیمها الى عدة فروض کا التالی:

لا یؤثر العنصر البشری على نجاح او فشل نظم المعلومات

لا یؤثر العنصر المادی على نجاح او فشل نظم المعلومات

لا یؤثر دعم الادارة العلیا على نجاح او فشل نظم المعلومات

تعریف التطبیق

     هناک العدید من تعریفات التطبیق، ویشیر التعریف الضیق للتطبیق نظم المعلومات إلى إحدى مراحل تطویر وبناء النظام والتی یتم خلالها التحول إلى إستخدام النظام الجدید، ومن ناحیة أخرى تشیر النظرة المتسعة للتطبیق إلى جمیع العملیات التنظیمیة التی تعمل نحو تبنی، وإدارة، وتکامل النظام مع باقی أجزاء المنظمة (Laudon & Laudon, 2000) وفقا لهذه النظرة فإن عملیة التطبیق تبدأ مع ظهور الفکرة الأولى للنظام وتنتهی بتحول إستخدام النظام إلى عملیة روتینیة داخل المنظمة (Lucas, 1985).

     ویؤکد التعریف الأخیر على أن التطبیق یعتبر عملیة ممتدة کما أنها ذات طبیعة سلوکیة لأنها تنطوی على إحداث تغییر فی سلوک تشغیل المعلومات لدى المستخدمین کما تؤدی إلى تغییر فی توازنات القوى المترتبة على التوزیع القائم لموارد المعلومات.

عملیة التطبیق

• حاول العدید من الباحثین تفسیر عملیة التطبیق بإعتبارها نوعا من التغییر التنظیمی مثل (Kwon & Zmud, 1987; Zand & Sorensen, 1975). وتنقسم عملیة التطبیق إلى ثلاثة مراحل هی کسر الجمود، والتغییر، وإعادة التماسک.
• ففی المرحلة الأولى یتم إعداد المستخدمین المرتقبین لإستقبال النظام عن طریق زیادة إدراکهم للحاجة إلى وجود النظام لتحسین أداؤاهم وأداء المنظمة، وتتزامن مرحلة کسر الجمود مع مراحل دراسة الجدوى وتحلیل وتصمیم النظام.
• أما فی مرحلة التغییر یتجه المستخدم إلى تبنی نمط سلوک جدید، ویتزامن ذلک مع عملیة التحول إلى الإستخدام الفعلی للنظام.
• وأخیرا مرحلة إعادة التماسک حیث یتحول النظام الجدید إلى جزء متکامل من المنظمة ویرتبط ذلک بقبول النظام وظهور تحسینات واضحة فی أداء العاملین والمنظمة بسبب إستخدامه.
• بالاضافة إلى محاولات تفسیر عملیة التطبیق أهتم العدید من الباحثین ببناء نماذج التوصیف محددات نجاح تطبیق نظم المعلومات.

ما المقصود بنجاح التطبیق

     یشیرنجاح تطبیق نظم المعلومات إلى درجة تحقیق نظام المعلومات لهدفه من وجهة نظر مستخدمیة. ویعتبر تحلیل التکلفة / العائد أحد المقاییس الموضوعیة لنجاح نظم المعلومات وهو یقوم على مقارنة تکلفة تطبیق وتشغیل النظام بالعوائد المترتبة على إستخدامه والتی تنعکس فی تحسن أداء المنظمة ککل، وبالرغم من سهولة تقدیر جانب التکالیف إلا أن التقدیر الموضوعی للعوائد یواجه العدید من الصعوبات خاصة قیاس عناصرها غیر الملموسة. هذا وقد حاول بعض الباحثین تطویر مقاییس تعتمد على مدخل التکلفة / العائد لقیاس النجاح، إلا أن صعوبة استخدام هذه المقاییس دفع الباحثین للإتجاه نحو مؤشرات أخرى أکثر قابلیة للقیاس.

     ویمکن من مراجعة ما هو متاح من دراسات التفرقة بین ثلاثة مجموعات من المقاییس هی: مقاییس أداء النظام، مقاییس درجة إستخدام مخرجات النظام، ومقاییس درجة الرضا عن جوانب النظام المختلفة. وقد أکدت نتائج العدید من الدراسات السابقة وجود علاقة إرتباط موجبة بین مستوى أداء النظام وکل من درجة الرضا ودرجة الإستخدام.

     وتشیر درجة الإستخدام إلى مقدار إستهلاک المستخدمین لمخرجات نظام المعلومات. ویرى کثیر من الباحثین أن درجة الإستخدام الإختیار تعتبر أکثر صدقا فی التعبیر عن نجاح التطبیق من الإستخدام الإجباری.

     ویعتبر الإستخدام الأداة التی یؤثر النظام من خلالها على أداء متخذی القرارات وأداء المنظمة ککل. بمعنى أن النظام یجب أن یکون مستخدما لکی یصبح مؤثرا، ولکن مدى إیجابیة أو سلبیة النتیجة تتوقف على خصائص النظام نفسه.

     أما الرضا عن النظام فیشیر إلى قدرته على توفیر إحتیاجات المستخدمین من المعلومات، والذی یمکن أن ینعکس فی تحسن مستوى الأداء الناتج عن إستخدام تلک المعلومات فی إتخاذ القرارات.

     وقد قام بعض الباحثین بتصنیف مؤشرات أداء النظام فی الدراسات السابقة إلى مقاییس أثر النظام على أداء المستخدمین، ومقاییس أثر النظام على أداء النظام ککل. وتشمل المجموعة الأولى عوامل مثل زمن إتخاذ القرارات، والتحسن فی القدرة على تحلیل المشکلات، أما قیاس أثر النظام على المنظمة فقد أستند إلى مؤشرات مثل الوفورات فی التکلفة، تخفیض العمالة، ومستوى الربجیة، وکمیة المبیعات، وحصة السوق، والمساعدة على تحقیق الأهداف، ومن الملاحظ أن بعض تلک المقاییس تقدم مؤشرات کمیة أو نقدیة عن التحسن فی الأداء، والبعض الأخر یعتبر تقدیری ویعتمد على الحکم الشخصی للمستخدمین.

محددات نجاح تطبیق نظم المعلومات

     إهتمت العدید من بحوث نظم المعلومات بدراسة محددات نجاح / فشل نظم المعلومات،  ویمکن تصنیف تلک العوامل إلى عوامل تنظیمیة،  عوامل بیئیة،  عوامل شخصیة / فردیة، وعوامل تکنولوجیة.

وتشمل العوامل التنظیمیة متغیرات مثل:  درجة تدعیم الإدارة العلیا للنظام، درجة النضج التنظیمی لنظم المعلومات،  درجة مشارکة المستخدمین فی بناء وتطویر النظام.

وتشمل العوامل البیئیة متغیرات مثل: درجة تغیر وتعقد بیئة العمل.

وتشمل العوامل الفردیة متغیرات مثل:  مثل السن،  مستوى التدریب،  المستوى الوظیفی،  نمط إتخاذ القرار.

أما العوامل التکنولوجیة فتشمل متغیرات مثل:  درجة التعقد الفنی للنظام، وسهولة الإستخدام.

وسوف نتناول بمزید من التفصیل عددا من تلک المتغیرات والتی إتضح أهمیتها فی تحدید نجاح نظم المعلومات  وهی:

1.         مشارکة المستخدمین.

2.         مساندة الإدارة العالیا للنظام.

3.         العوامل الشخصیة مثل السن،  المستوى الوظیفی،  مستوى التدریب.

4.         خصائص القرارات وبیئة العمل.

درجة مشارکة المستخدم

    یشیر مفهوم المشارکة إلى مجموعة الأنشطة التی یتم القیام بها بواسطة المستخدمین أو من یمثلونهم فی عملیة تحلیل وتصمیم وتنفیذ النظام.  وتکون المشارکة مباشرة فی حالة إشتراک جمیع المستخدمین فی تطویر النظام وتکون غیر مباشرة عندما یشترک ممثلین عنهم فی اللجنة المشرفة على تطویر النظام.  وتعتبر المشارکة حقیقیة عندما ینتج عنها تأثیرا فی القرارات التی یتم إتخاذها خلال مراحل إنشاء النظام.  وتظهر أهمیة المشارکة فی:

-           الحصول على نظم معلومات مرتفعة الجودة تأخذ فی الإعتبار متطلبات المستخدمین.

-           زیادة فرصة قبول المستخدمین للنظام ورضاهم عن مخرجاته نظرا لمشارکتهم فی بناؤه.

-           تزید المشارکة فی شعور المستخدمین بأهمیة النظام وقیمته بالنسبة لعملهم.

     وتواجه مشروعات نظم المعلومات فرصا عالیة للفشل عندما توجد فجوة إتصالات واسعة بین مصممی النظام ومستخدمیه. وتشیر فجوة الإتصالات إلى وجود إختلافات جوهریة بین مصممی النظام ومستخدمیه فی تصورهم لأهداف النظام والمدخل الملائم لحل المشکلات.

وترجع هذه الفجوة إلى الإختلافات الکبیرة بین مصممی النظم والمستخدمین من حیث الخلفیة التعلیمیة والمصطلحات والمفردات اللغویة وکذلک فی الأولویات.  وعادة یؤدی وجود مثل هذا الإختلاف إلى إبتعاد المستخدمین عن المشارکة وإسهامهم فی نظام المعلومات. وربما یفسر ذلک فشل العدید من نظم المعلومات فی خدمة الإحتیاجات التنظیمیة.

دعم الإدارة العلیا للنظام

     ینعکس تدعیم الإدارة العلیا للنظام على کل من المصممین والمستخدمین حیث یدرک الطرفان أن مشارکتهما فی تطویر النظام ستکون موضع الإهتمام والرعایة من الإدارة.  کما أن مساندة الإدارة العلیا تضمن توفیر الموارد الکافیة لضمان استمرار ونجاح النظام.

ومن ناحیة أخرى تلعب مساندة الإدارة العلیا دورا کبیرا فی إنتشار إستخدام النظام وزیادة قبوله لدى المرؤوسین.

     تعتبر مساندة الإدارة العلیا ضروریة لوضع أهداف نظم المعلومات داخل المنظمة،  ولتحدید إحتیاجات المنظمة الأساسیة من المعلومات کذلک لتوفیر الموارد اللازمة لتحقیق أهداف النظام ولإرسال رسالة واضحة للعاملین بأهمیة الإلتزام بإستخدام النظام.  وأخیرا فإن المتابعة والمراجع المستمرة لأداء النظام بواسطة الإدارة تعتبر هامة لضمان تطابق أهداف النظام مع إستراتیجیات المنظمة.

الخصائص الشخصیة للمستخدمین

     ترجع العلاقة بین الخصائص الشخصیة ونجاح نظم المعلومات إلى أن هذه العوامل تؤثر على کیفیة تفسیر الأفراد للمعلومات کما أنها من محددات أسلوب تشغیلهم للمعلومات حیث یتعامل المدیرون مع نظام المعلومات من خلال خصائصهم الممیزة والفریدة والناتجة عن خبراتهم وخلفیاتهم المختلفة.

وقد أشارت إحدى الدراسات التی تناولت خصائص الأفراد الذین یتمــیزون بقــدرات عالیة على تبــادل المـعلومات والإتصالات داخل المنظمة، إلى أنهم حاصلون على مستوى تعلیم أعلى من غیرهم.  ویتمتعون بمدة خدمة أطول، ویشغلون وظائف رئاسیة مقارنة بزملائهم. کما توصلت دراسة أخرى إلى أن التماثل العمری والجنسی یؤدی إلى خلق لغة مشترکة بین الأفراد، مما یستدل منه على أنهم قد یبدو نمطا متسقا من السلوک والإتجاهات نحو مخرجات نظم المعلومات. ویتحدد مدى إیجابیة أو سلبیة هذا السلوک وفقا لقدرة تلک النظم على مخاطبة هؤلاء الأفراد باللغة التی یفهونها.

وقد حدد احد الباحثین ثلاثة مجموعات من المتغیرات التی تعبر عن الإختلافات الفردیة بین المستخدمین فی الدراسات السابقة لنظم المعلومات وهی:

أ‌-          النمط المعرفی Cognitive Style  ، ویشیر إلى الأنماط التی یظهرها الأفراد خلال نشاطهم الذهنی والإدراکی، حیث تعرضت الدراسات السابقة إلى ثلاثة أنماط معرفیة هی:  البسیط / المعقد (Simple / Complex)، والتحلیل المنخفض/التحلیل المرتفع (Low analytic/High analytic)، أما النمط الثالث فهم: المعتمد على الغریزة, والخبرة العملیة/ الملتزم بالنظام والترتیبات (Heuristic / Systematic).

ب‌-        نمط الشخصیة، ویشیر إلى الترکیبات المعرفیة والعاطفیة المکتسبة بواسطة الأفراد لتسهیل عملیة تکیفهم مع الأحداث والأفراد المحیطین والمواقف المختلفة التی تواجههم فی الحیاة. ویتضمن ذلک عوامل مثل القدرة على إحتمال المواقف الغامضة، والحاجة للإنجاز، والقدرة على المخاطرة، ومستوى القلق النفسی.

ت‌-        الخصائص الدیموجرافیة والموقفیة، وتشمل عددا کبیرا من خصائص الأفراد مثل السن، والنوع, والخبرة المهنیة، والتعلیم، والتخصص المهنی، والمستوى التنظیمی.

وقد خلص (Zmud, 1979) إلى أن علاقة نمط المعرفة بالفعالیة قد حظیت باهتمام کثیر من الباحثین، فی حین رکز عدد أقل من الدراسات على خصائص الشخصیة والخصائص الدیموجرافیة والموقفیة.

ث‌-        خصائص القرارات وبیئة العمل، أشارت العدید من بحوث نظم المعلومات إلى أهمیة خصائص قرارات وبیئة عمل المستخدم فی تحدید نجاح وفعالیة النظام.

وتعتبر درجة هیکلیة القرارات بالإضافة إلى تغیر وتعقد بیئة العمل من العوامل المرتبطة بنجاح نظم المعلومات.

أسباب فشل نظم المعلومات الإداریة

هنالک جملة من الأسباب تؤدی إلى فشل نظام المعلومات الإداریة فی أی منظمة نوضحها کما یلی:

البیانات

     قد تکون البیانات خاطئة وغیر دقیقة وناقصة وقدیمة غیر منظمة ومصنفة ومعدة بشکل لا تساعد الباحثین والمستفیدین من إستخدامها ویمکن ألا تکون کافیة ومنسجمة مع المتطلبات أو الحاجات وخاصة أصحاب القرار والمسئولیة.

تصمیم النظام ککل

     یفشل نظام المعلومات عندما لا یکون قد صمم بطریقة شاملة ومرنة قابلة لإجراء التعدیلات وإستقبال التطورات والتجدیدات المستمرة الضروریة لتحسین أدائه المستمر.

قاعدة البیانات المعتمدة فی النظام

     قد تکون مصممة محلیا بشکل لا ینسجم مع متطلبات وإحتیاجات المستفیدین النهائیین وبالذات أصحاب القرار والمسئولین فی المنظمة فقد تکون الحقول قلیلة أو ناقصة وطریقة الإسترجاع غیر وافیة وأسالیب الربط ضعیفة وعدم إمکانیة تحقیق إستراتیجیات بحث معتمدة على المنطق البولیانی وعدم قدرتها على التوسع المستقبلی وإعتمادها برمجیات لا تسمح بالتوسعات المستقبلیة الکثیرة.

التخطیط

غالبا ما تفشل نظم المعلومات الإداریة نتیجة لضعف التخطیط أو لإنعدامه أحیانا فالتخطیط من أهم مقومات نجاح أو فشل نظام المعلومات فأنه سیحدد آلیة العمل وتفاصیله وکلفته والوقت الدقیق للإنجاز والإحتیاجات البشریة والآلیة وغیرها.

دعم الإدارات العلیا

ویعتمد هذا الدعم على الفقرة السابقة (التخطیط) فکلما کان التخطیط ناجحا ودقیقا کلما إستطاع المنفذون أن یکسبوا الرضا والقناعة وبالتالی دعم الإدارات العلیا والعکس هو الصحیح، فکثیر من المنظمات فشل نظام معلوماتها فشلا ذریعا بسبب ضعف قناعة الإدارات العلیا بهذا النظام وبالتالی سیواجه النظام مقاومة شدیدة ورفض یؤدی إلى تعثره وبالتالی توقفه.

إدارة التنفیذ

ونضع هذه الفقرة أیضا ضمن الفقرة الرابعة فعند التخطیط لا بد أن تکون هنالک سیاسة واضحة وخطة دقیقة للتنفیذ ومن ثم إختیار المدیر الإداری والمشرف على خطوات ومراحل التنفیذ ملتزما بالوقت والکلفة والإمکانات البشریة والتکنولوجیا وغیرها من الإلتزامات الکافیة لإنجاح تنفیذ المشروع وعلیه فإختیار المدیر الإداری المناسب لتنفیذ نظام المعلومات یمکن أن یکون من أسباب نجاح أو فشل النظام وهنا لا نقصد الشخص المدیر لوحده بل فریق العمل الإداری المسئول عن تنفیذ النظام ککل ولکافة البنى التحتیة ومکوناته.

المستفیدون النهائیون ومستخدمو النظام

     وهؤلاء یشکلون عاملا مهما فی نجاح أو فشل أی نظام معلومات فالمستفیدون النهائیون هم الذین سیعتمدون على النظام المحوسب الجدید لتنفیذ أعمالهم وإجراءاتهم التی تعودوا القیام بها یدویا ربما لفترات زمنیة طویلة، أما المستخدمون فهم من سیقدمون البیانات والمعلومات إلى معدی ومصممی ومنفذی النظام المحوسب الجدید وأن عدم قناعة هؤلاء الأشخاص بالنظام قد یؤدی إلى فشله فقد لا یقدمون المعلومات المطلوبة وفی الوقت المناسب وقد یساعدون فی عرقلة وتعقید أو إعاقة عملیة التنفیذ وینقلوا آراء وأفکار وإنطباعات سلبیة إلى الإدارات العلیا مما یؤثر سلبا فی عملیة التنفیذ وعلى المنظمات أن تضع فی خططها برامج خاصة لکسب هؤلاء ومساعدتهم فی التصمیم والتنفیذ إضافة إلى تدریبهم وإزالة عوامل الخوف من فقدان العمل بعد التطورات التکنولوجیة الجدیدة فی المنظمة.

ویمکن إجمال أهم المعوقات التقنیة والفنیة التی تواجه عملیة الاستخدام الأمثل لتکنولوجیا الحاسبات فی المنظمات البترولیة فی الکویت بالمنظمات العربیة فیما یلی:    

     صعوبة اختیار الأجهزة المناسبة نظرا للتعدد الکبیر فی الأنواع والنظم المختلفة، وعدم وجود أسس واضحة للمفاضلة بینها، بالإضافة إلى سرعة تطور هذه الآلات. ویزید الأمر تعقیدا شدة المنافسة فی سوق الحاسبات مما یجعل الاختیار صعبا. وقد تفرض أحیانا بعض الأنواع والأنظمة نفسها فی السوق على عکس ما یرغب المستخدم فی الحصول علیه.

     مشکلات تتعلق بتشغیل الأجهزة، کالأعطال وسرعة الإصلاح وإجراء عملیات الصیانة الوقائیة ومسئولیة الشرکات الموردة والتزامها فی تنفیذ التعهدات المختلفة. وکذلک المشکلات الناتجة عن عدم انتظام التیار الکهربائی وغیرها من المشکلات المرتبطة بظروف العمل کالرطوبة والحرارة وغیرها(2).

     السرعة الکبیرة لتقادم أجهزة الحاسبات الالکترونیة، مما یؤدی فی معظم الحالات إلى تغییرات کبیرة فی الأنظمة القائمة، حیث یتطلب ذلک موارد مالیة وفترة زمنیة کبیرة، الأمر الذی یؤدی إلى صعوبة إجراء تقییم صحیح أو دراسة حقیقیة للجدوى أو غیر ذلک من القرارات الهامة.

         عدم إتباع الطرق العلمیة لتحدید الاحتیاجات اللازمة لمختلف وحدات وتجهیزات الحاسبات الالکترونیة، وهذا لا یمکن أن یتم إلا عن طریق القیام بدراسة للجدوى من الناحیتین الفنیة والاقتصادیة، مما یؤدی فی النهایة إلى عدم التطابق بین الإمکانیات المتوفرة والاحتیاجات الفعلیة(19).  

النتائج

بناءا على ما سبق ذکره یتضح ان:

لیوجد اسباب لنجاح وفشل نظم المعلومات فی المنظمات البترولیة فی الکویت

وبالتالی یمکن تقسیمها الى عدة نتائج کالتالی:

یؤثر العنصر البشری على نجاح او فشل نظم المعلومات

یؤثر العنصر المادی على نجاح او فشل نظم المعلومات

یؤثر دعم الادارة العلیا على نجاح او فشل نظم المعلومات

التوصیات و المقترحات

1.ضرورة قیام المنظمات بقیاس مستوى نجاح نظام المعلومات الاداریة الذی تمتلکه ومدى تحقیقه لأهدافه المرسومة وبشکل فترات دوریة من خلال مسح آراء المستفیدین من المخرجات المعلوماتیة للنظام ومدى ملائمتها لاحتیاجاتهم للتأکد من مدیات استخدامهم للنظام وقناعتهم به

2.ضرورة تطویر مفاهیم الادارة فی مجال نظام المعلومات للمستفیدین فی المنظمات المبحوثة سواء للمدراء فی الادارة العلیا أو الادارة الوسطى أو من کانوا متعاملین مع نظام المعلومات، وذلک عبر برامج التوعیة وإلحاقهم بالدورات التدریبیة التی یمکن من خلالها اغناء هذا الجانب وتعزیزه.

3.ضرورة إدراک المنظمات لأهمیة نظام المعلومات فی أداء العملها وتحقیق النجاح والتمیز لتلک المنظمات وهذا ما یعد تحقیقا للمیزة التنافسیة بکل عناصرها.

4.ضرورة اهتمام المدراء فی المنظمات بالجوانب المتعلقة بتحقیق المیزة التنافسیة بطرق وأسالیب أکثر حداثة وذلک من خلال تفعیل ما تمتلکه من قدرات مادیة وفکریة ومعلوماتیة.